In diesem Beitrag wird erklärt, wie Lizenzen angelegt werden können.
In den Organisationseinstellungen zum Abschnitt Lizenzmanagement navigieren. Im Feld Lizenzanbieter anlegen den Namen einer Bildagentur, eines Fotografen oder eines anderen Urhebers eingeben und den Vorgang mit Enter abschließen. Unter dem angelegten Lizenzanbieter können anschließend neue Lizenzen erstellt werden: auf + Lizenz anlegen klicken und im Dialogfenster zunächst einen Namen für die Lizenz festlegen (z.B. RM-Bilder 2025/01).
Wird an dieser Stelle Ablaufdatum aktivieren eingeschaltet, wird bei jeder Zuweisung der Lizenz zu einer oder mehreren Mediendateien ein individuelles Ablaufdatum abgefragt. Dadurch kann dieselbe Lizenz bei unterschiedlichen Dateien mit verschiedenen Ablaufdaten versehen werden.
Unter Lizenzinhalt können optionale Angaben gemacht und mit Werten versehen werden (z.B. redaktionelle Verwendung = freigegeben). Über einen Klick auf das eingekreiste Pluszeichen ⊕ wird die jeweilige Zeile gespeichert. Abschließend Lizenz speichern.
Ablaufdatum nachträglich einstellen
Alternativ kann dasselbe Ablaufdatum auch nachträglich für alle Dateien mit entsprechender Lizenz festgelegt werden. Wichtig: Die Option Ablaufdatum aktivieren muss hierfür zunächst ausgeschaltet bleiben. Sobald Dateien vorhanden sind, denen diese Lizenz zugeordnet wurde, kann die Option später aktiviert werden. Dann erscheint ein entsprechendes Feld zur Auswahl des Datums. Über einen passenden Suchfilter lässt sich anzeigen, welchen Dateien eine Lizenz zugewiesen wurde.
💡 Tipp: In der Verwaltung kann oben links festgelegt werden, welche Nutzer bei Ablauf einer Lizenz per E-Mail informiert werden sollen.
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