In diesem Beitrag wird erklärt, wie über den Dateistatus der Zugang zu bestimmten Dateien freigegeben oder gesperrt werden kann.
Sobald in den Organisationseinstellungen unter Allgemeine Einstellungen die Option Dateistatus aktivieren aktiv ist, greift bei jeder Datei ein Status. Standardmäßig ist dies der Status In Bearbeitung. Der aktuelle Status einer einzelnen Datei kann unter Mediendetails > Status eingesehen und geändert werden. Zur Verfügung stehen folgende, an den Ampelfarben orientierte Optionen: Freigegeben (grün), In Bearbeitung (gelb) oder Gesperrt (rot).
Eine Statusänderung mehrerer Medien erfolgt so: beliebige Dateien auswählen > anschließend in der Aktionsleiste unter ⋮ Mehr > Status den gewünschten Wert anklicken und speichern.
Standard-Dateistatus für Ordner
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Ordners lässt sich ein Standard-Dateistatus festlegen. Neu hochgeladene Dateien erhalten dann automatisch den hier festgelegten Status. Über die Checkbox Status für vorhandene Dateien und Unterordner überschreiben wird der ausgewählte Status zusätzlich auf alle bereits im Ordner vorhandenen Dateien und Unterordner angewendet.
Über die Optionen beim Anlegen von Berechtigungsgruppen kann gesteuert werden, ob Hauptnutzer, Gastnutzer oder Fotografen zusätzlich
- Assets mit dem Status Gesperrt und In Bearbeitung einsehen können
- Assets mit dem Status In Bearbeitung einsehen können
Wird keine dieser Optionen gesetzt, können Nutzer unterhalb der Administratorenebene ausschließlich Medien mit dem Status Freigegeben einsehen.
⚠ Hinweis: Bei aktivierter Dateistatusfunktion werden Assets mit dem Status In Bearbeitung oder Gesperrt in Ordner- und Albumfreigaben NICHT ausgeliefert.
Der Dateistatus ist zudem grundlegend für die Funktion Sicheres Veröffentlichen im Media Portal. Darüber lässt sich der Dateistatus auch gezielt für ein einzelnes Portal aktivieren, ohne ihn organisationsweit einzuschalten. Ist Sicheres Veröffentlichen für ein Portal aktiv, werden dort ausschließlich Medien mit dem Status Freigegeben angezeigt. Weitere Infos dazu finden sich hier.
🔗 Legacy-Artikel (mit Screenshots)